Iberian MICE Forum reunió en 2019 a un grupo de organizadores de eventos y responsables de espacios, para poder conocer la relación entre oferta y demanda en España, a través de un sondeo interactivo que realizaron los asistentes.

Según el sondeo, el 100% de los event planners se inclinan por recomendaciones de amigos o otros clientes para buscar un venue; en segundo lugar, los buscadores online (Google); y, en tercer lugar, los portales de búsqueda de espacios. En contraste, los medios menos utilizados han sido en este orden, las agencias receptivas o Venue Finder, y los Fam trips. Por otro lado, tan sólo un 23% de los organizadores aseguran haber reservado alguna vez basándose únicamente en la búsqueda online, aunque remarcan la preferencia hacia el contacto directo con el representante comercial y la visita previa al recinto.

El estudio exterioriza que las tipologías de eventos que generalmente utilizan espacios urbanos son las cenas de gala y las fiestas nocturnas, según el 71%, sucedido de las reuniones y los almuerzos de trabajo, y los lanzamientos de productos. En contraposición, las actividades de incentivo/teambuilding, y las exposiciones/ferias son los eventos más votados para celebrar en venues no urbanos.

En cuanto a la duración, según el 67% de la muestra, los eventos de medio día son los más frecuentes en la elección de venues para su celebración; seguidos de los eventos de un día entero, con un 52%; y como menos frecuentes los eventos que se extienden a más de un día, con tan sólo un 22%.

Los factores fundamentales para el organizador a la hora de elegir un venue, son en este orden, localización, accesibilidad y presupuesto; destacando también la gestión de la solicitud, es decir, la rapidez, flexibilidad y personalización. Ante el mismo precio, se considera clave tanto la localización (para un 100% de los encuestados) como la atención al cliente (para el 90%).

Por último, ambas partes coinciden en un 100%, que el medio de comunicación principal debe ser el e-mail directo; en segundo lugar, los organizadores muestran preferencia por encontrarse en ferias del sector, seguido de las visitas comerciales; en cambio, los representantes de espacios prefieren claramente como segunda opción las visitas comerciales con casi un 70%, y como tercera opción, las llamadas comerciales.